A falta de diretrizes para mídia social pode desencorajar os funcionários de se tornarem defensores da marca e até mesmo os candidatos a ingressarem na sua empresa.
Por que a defesa social dos funcionários é importante
Por que os defensores da marca dos funcionários são importantes? Porque as pessoas estão cada vez mais cautelosas e desconfiadas das reivindicações das marcas e do governo e preferem a opinião dos seus pares.
O Edelman Trust Barometer ressaltou esta mensagem. Na sua iteração de 2024, descobriu que as pessoas estavam preocupadas com o facto de os meios de comunicação social (64%) e os líderes empresariais (61%) estarem a tentar enganar propositadamente as pessoas, dizendo coisas que sabem serem falsas ou exageros grosseiros.
Essa mudança na confiança se torna uma vantagem competitiva para marcas que cultivam milhares de embaixadores de marca ansiosos, mas isso requer diretrizes documentadas de mídia social para funcionários, não apenas para permitir que os membros de sua equipe prosperem nas redes sociais, mas também para proteger sua marca de riscos legais.
Adote uma abordagem responsável em relação às políticas de mídia social no local de trabalho
Quer você goste ou não, os funcionários falarão sobre sua empresa nas redes sociais, e é seu direito protegido pelo governo federal fazê-lo.
Muitas empresas reagem com medo e desenvolvem restrições extensas em torno do que os funcionários podem ou não dizer on-line nas diretrizes de mídia social da empresa. Eles exigem que os funcionários concordem com uma lista de coisas que não devem ser feitas e encerrem a conversa.
No entanto, as empresas inovadoras priorizam cada vez mais a defesa dos funcionários, vendo tanto a retenção dos funcionários como as vantagens financeiras. Um estudo de caso recente mostrou que a líder tecnológica Salesforce ativou cerca de um terço da sua base de 73.000 funcionários como defensores da marca, resultando num ROI de 2.000% no seu programa de embaixadores sociais.
As diretrizes de mídia social para funcionários servem como barreiras para atividades on-line e mostram aos funcionários que você deseja que eles se envolvam on-line, ajudando a construir o sucesso da sua empresa nas mídias sociais.
Siga o essencial para suas diretrizes
A extensão das diretrizes de mídia social da sua empresa é menos importante do que sua acessibilidade e qualidade. Certifique-se de que qualquer funcionário possa entender as diretrizes. Crie páginas únicas ou folhas de dicas para atividades específicas, como treinamento ou campanhas exclusivas.
No mínimo, todas as diretrizes de mídia social para funcionários devem incluir os seguintes elementos:
- O propósito da marca nas redes sociais — Documente o propósito da marca para cada plataforma social. Seja para recrutamento, ampliação de conteúdo, defesa do cliente, etc., as diretrizes devem explicar por que a empresa existe em cada canal e como os funcionários podem apoiar esse propósito.
- Guia de estilo da empresa — Liste quaisquer necessidades de marca registrada e a grafia dos produtos e serviços da empresa para que os funcionários apresentem a marca corretamente. Você também deve definir a personalidade da sua marca e quaisquer considerações de idioma.
- Acesso à pasta compartilhada de ativos de marca — Crie uma pasta central que os funcionários possam acessar para logotipos de empresas, instruções, perguntas frequentes compartilhadas, cabeçalhos de perfil de marca para sites sociais e muito mais. Considere criar uma lista de hashtags preferidas e suas finalidades, especialmente com hashtags de empresas como #IWorkForDell da Dell ou #ProudIBMer da IBM . Manter essas informações em um só lugar aumenta a probabilidade de os funcionários permanecerem na marca.
Para uma análise mais aprofundada dessas áreas, incluindo recursos para ajudá-lo a definir seus objetivos de mídia social, confira meu artigo Por que as diretrizes de mídia social são a chave para desbloquear a defesa da marca dos funcionários .
Use as diretrizes como defesa da marca
Os riscos podem ser elevados para as empresas quando os funcionários utilizam os seus canais de redes sociais de formas não aprovadas, e as empresas experientes sabem da importância de desenvolver diretrizes abrangentes para as redes sociais.
Antecipe-se a possíveis problemas e resolva essas armadilhas de mídia social muito comuns nas diretrizes de mídia social de seus funcionários:
- Preocupações legais – Deixe bem claro no início de todos os projetos o que é ou não aprovado para compartilhamento social. Além disso, embora muitas pessoas discordem sobre a utilização de isenções de responsabilidade do tipo “as opiniões são minhas”, as grandes empresas devem discutir se desejam que os funcionários tenham tal cláusula nas suas contas.
- Contas de marca não sancionadas — Quando sua empresa abrange seu país ou o mundo, os funcionários podem criar contas localizadas. Resolva isso listando todas as contas corporativas oficiais em suas diretrizes sociais e pedindo aos membros da equipe que as usem apenas para assuntos relacionados à marca.
Considere ter um formulário de solicitação de mídia social que permita aos funcionários sugerir novas contas ou conteúdos. Dessa forma, seu entusiasmo pode ser melhor aproveitado com uma conversa do que com uma solicitação por e-mail para excluir a conta não autorizada.
- Funcionários que partiram – À medida que os funcionários avançam para diferentes oportunidades de carreira, eles podem se esquecer de atualizar seus perfis para observar que não estão mais na sua empresa. Isso pode causar confusão quando eles começam a postar conteúdo sobre suas novas empresas ou quando os clientes procuram funcionários no LinkedIn. Embora você não possa forçar os indivíduos a alterar as informações de suas contas sociais, você pode pelo menos tornar a solicitação parte do processo de saída ou desligamento.
Exemplos de diretrizes de mídia social empresarial
Muitas marcas tornam públicas as diretrizes de mídia social de suas empresas. Esses exemplos podem servir como ótimos modelos para as diretrizes da sua empresa. Tenha em mente, porém, que estes são apenas documentos públicos. As organizações podem ter guias mais abrangentes para o público interno.
Cada um desses três exemplos tem elementos únicos, mas se resumem ao mesmo ponto: nem todo mundo sabe como agir online.
- Universidade de Stanford: Essas diretrizes extensas têm uma seção pequena, porém informativa, sobre o uso individual das mídias sociais por um funcionário. Os pontos principais abrangem como os funcionários são responsáveis pelo que dizem nas redes sociais e como devem pensar sobre como o seu envolvimento social pode afetar a reputação da organização. Embora isto possa parecer geral, a política também está vinculada às políticas de segurança e privacidade da informação da universidade. O que realmente diferencia esta política social é o seu rigor na discussão do uso do social em nome da organização.
- IBM: O que se destaca neste guia (que não está mais disponível no site público da IBM) é que os funcionários são claramente incentivados a participar de conversas on-line sobre o setor e a ter seus próprios blogs. “Trazer a sua personalidade para o primeiro plano” faz parte das diretrizes da empresa, com a necessária ressalva de não utilizar linguagem ofensiva ou prejudicial.
- Dell: Esta política é resumida em cinco tópicos fáceis de digerir para os funcionários e os direciona ao e-mail da equipe de mídia social da Dell para perguntas adicionais. Ele aborda a questão das contas fraudulentas, observando que uma conta criada para a Dell pode ser considerada propriedade da Dell e que as contas não podem ser criadas para aproveitar o sucesso das contas corporativas da Dell.
Eduque os funcionários sobre as diretrizes de mídia social
Como parte da integração de cada funcionário, um membro da equipe social deve discutir as políticas e diretrizes de mídia social da empresa e ajudar os novos contratados a configurar seus canais de maneira relevante para a marca.
Para manter e aumentar a conscientização sobre as políticas de mídia social da empresa, seja criativo:
- Organize conversas de almoço e aprendizado. Essas reuniões informativas permitem que os funcionários saboreiem sua comida enquanto você discute temas relevantes para os canais de mídia social da sua empresa. Se sua empresa tiver vários escritórios, faça uma videoconferência. Grave a conversa para fornecer um arquivo de reprodução para quem não puder comparecer.
- Publique o horário comercial nas redes sociais. Se os funcionários hesitarem em fazer perguntas durante as reuniões ou nas operações normais do dia a dia, forneça-lhes um local seguro para um encontro aprofundado e individual, organizando horários regulares de expediente nas redes sociais. Essa estratégia estabelece sua equipe social como um recurso útil, e não como a polícia da marca.
- Envie e-mails de amplificação de mídia social . Envie e-mails regularmente aos funcionários para compartilhar o conteúdo que você deseja que eles ampliem. Inclua texto sugerido para fácil plug-and-play para funcionários ocupados. Porém, você não pode confiar apenas no e-mail, pois os e-mails internos têm uma taxa média de abertura de 76% .
- Crie um canal de mídia social Slack ou Teams. Se o Slack ou o Microsoft Teams são onde o trabalho acontece na sua organização, compartilhe todo o seu conteúdo social lá também.
- Faça reuniões de funcionários. Crie slides regulares de atualização/lembrete que os funcionários podem incluir em apresentações durante reuniões gerais da empresa, reuniões de todas as equipes ou reuniões individuais de grupo ou de escritório.
- Utilize a intranet da empresa . Uma intranet pode ser um ótimo recurso para aumentar a produtividade e distribuir informações aos funcionários. Compartilhe atualizações das políticas de mídia social e use-as como um centro para todos os seus recursos sociais.
- Desenvolva vídeos de treinamento . Com mais recursos internos disponíveis, as empresas podem explorar o uso de vídeos para educar os funcionários sobre tópicos relacionados às redes sociais. A pesquisa descobriu que os espectadores retêm 95% de uma mensagem quando a assistem em um vídeo, em comparação com apenas um texto, portanto, o tempo dedicado à criação de um vídeo pode compensar na retenção da mensagem.
Continue o sucesso com as diretrizes de mídia social dos funcionários
Além das principais diretrizes de mídia social da empresa, certifique-se de que os funcionários possam acessar a voz da marca para que possam espelhar a linguagem de sua marca e interagir com o conteúdo que você acha que melhor emula o que você deseja que seus funcionários façam nas plataformas de mídia social.
O monitoramento e a educação contínuos são a chave para aproveitar ao máximo suas diretrizes. Mas com uma base ávida de defensores da marca ao seu lado, é mais provável que você veja o ROI social necessário para atingir seus objetivos.
